L’importance des archives pour une entreprise

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Toute société cumule des papiers au fil des années, du fait de sa gestion de différents éléments. D’abord tout ce qui a trait aux commandes de matériel et de matières premières requiert des factures et celles-ci sont encore massivement envoyées sous format papier. Ensuite tout ce qu’une entreprise vend, qu’il s’agisse de biens ou de services, est aussi consigné sur papier, afin que chacune des deux parties – clients et fournisseurs – ait une trace écrite de la transaction qui a eu lieu. De la même façon les relations entre une entreprise te ses collaborateur sont aussi, dès le départ, liées à des documents précis, le contrat de travail en particulier. Enfin une entreprise réalise chaque année différentes déclarations auprès des administrations et une fois encore tout cela est générateurs de documents.

Des documents numériques et numérisés

Désormais nous avons de plus en plus recours à des documents au format numérique, puisque la tendance est de limiter le plus possible l’utilisation du papier, pour des raisons évidentes de préservation de l’environnement. Dans cette même optique on recommande aussi aux sociétés de numériser tous leurs documents archivés sous format papier. Cela leur permet d’une part de ne pas craindre que le papier ne s’abîme et que les documents ne soient, un beau jour, plus lisibles du tout. D’autre part cela offre la possibilité de gagner de l’espace au sein des bureaux de l’entreprise, en particulier dans les services comptables et liés à la gestion des ressources humaines. Pour autant cela crée un nouveau besoin en matière d’archivage numérique de ces documents.

Archiver les documents numériques

Ce que proposent aujourd’hui les prestataires de services en matière d’archivage digital, c’est la possibilité pour toute société de pouvoir conserver ses archives en dehors de ses murs, dans des serveurs sécurisés. En effet ce n’est pas parce le papier a disparu que le danger de voir ces documents détruits ou altérés n’existe plus. Pour être serein et ne pas craindre pour la sécurité de ses données, il convient donc de confier l’ensemble des opérations, de la numérisation au stockage, à des professionnels dont c’est le cœur de métier.

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